In steeds meer sectoren nemen robots en machines het werk over. Denk bijvoorbeeld aan zelfscankassa's in supermarkten of experimenten met zelfrijdende robots die pizza’s bezorgen. Maar ook aan kraanmachinisten in de haven. Die zaten vroeger urenlang opgepropt in een klein hokje bovenin de kraan voor het laden en lossen van schepen. Zelfsturende robotkranen nemen dat werk steeds meer over, waardoor de machinisten vanuit een comfortabel kantoor met collega’s de boel in de gaten houden. Als het moet, grijpen ze in. 

Zo werkt dat ook bij robotisering in debiteurenbeheer. Zelfsturende software neemt het werk van facturatie, incasso en herinneren uit handen, zodat er tijd overblijft voor persoonlijk contact en lastige casuïstiek. 

Hoe zit dat nu precies, robotisering in het debiteurenproces? Technologie, zoals AI en bots, stelt ons in staat om heel (kosten)efficiënt op grote schaal gepersonaliseerde boodschappen te versturen via diverse kanalen. Eenmaal goed ingericht? Dan verloopt het debiteurenproces als vanzelf. 

Als debiteurenbeheerder weet je dat elke klant een andere aanpak nodig heeft, maar je kunt moeilijk elke debiteur persoonlijk benaderen. Met robotisering kun je juist wel de betaalreis heel nauwkeurig afstemmen op het betaalprofiel van de klant. 

Dat begint met het indelen van klantgroepen op basis van hun kenmerken. Bijvoorbeeld: ‘studenten’ ‘risicogroepen’ ‘digibeten’ ‘mobile first’. Vervolgens stem je de betaalreis, tone-of-voice, het betaalmoment en het kanaal af op die specifieke groep. Bedrijven met een historisch slecht betaalgedrag krijgen bijvoorbeeld andere voorwaarden en de frequentie van herinneringen ligt hoger. Studenten ontvangen automatisch een betaallink via whatsapp zodra de ‘stufi’ is gestort. Doordat de betaalreis inspeelt op de kenmerken en het gedrag van de ontvanger, krijg je veel sneller betaald. 

Maar robotisering gaat tegenwoordig nog verder dan het automatisch genereren van offertes en facturen, het opvolgen van facturen, het verwerken van betalingen, data-entry en het maken van rapportages. Ook kunnen computergestuurde calls nu klanten bellen over facturen en de respons verwerken!

Doordat je met minder mensen, meer kunt doen tegen lagere kosten, is deze technologie zowel geschikt voor grote bedrijven als kleine teams. In deze whitepaper lees je meer over hoe je robotisering voor het debiteurenproces inricht.

Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar door robots het werk te laten doen, wordt het werk van debiteurenbeheerders juist veel persoonlijker en klantgerichter. 

Allereerst is de betaalreis veel meer afgestemd op de behoefte van de ontvanger. Op basis van segmentatie en data wordt de betaler via het juiste kanaal en op het juiste moment herinnerd aan de factuur. Digibeten krijgen brieven in simpel taalgebruik, terwijl jongeren juist via een app kunnen betalen met een leuk gepersonaliseerd bericht. Niet alleen effectief, maar ook nog eens veel prettiger voor de ontvanger. 

Ten tweede blijft er meer tijd over voor persoonlijk contact. De repeterende taken, waarbij de afdeling weinig extra waarde toe kan voegen, gaan automatisch. Opvallende wisselingen in het betaalgedrag of disputen krijgen hierdoor veel meer aandacht. Denk aan klanten die altijd goed betalen, maar ineens openstaande rekeningen hebben. Of klanten die het niet eens zijn met de factuur. Juist voor die gevallen is er meer tijd voor echt contact. 

Een ander voordeel is dat incasseren veel effectiever wordt tegen lagere kosten. Je richt de betaalreis voor elke klantgroep één keer goed in en ze worden op grote schaal opgevolgd via het gewenste kanaal. Het gevolg is dat betalingen aanzienlijk sneller binnenkomen tegen minder effort en mankracht. 

Ook scheelt het aan incassokosten, omdat klanten veel vaker en effectiever een herinnering ontvangen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat elke klant minimaal 5 berichten krijgt via diverse kanalen voor het incassotraject start. In een groot deel van de gevallen voorkomen deze kattebelletjes een incasso. 

Op basis van data test en optimaliseer je vervolgens de tone-of-voice, de kanalen en de betaalopties: wat werkt wel, wat werkt niet, waar moeten we ingrijpen?

Met slimme technologie kun je de betaalreis veel beter afstemmen op het profiel van de ontvanger. Dit leidt tot snellere betalingen, meer klanttevredenheid, minder werkdruk en lagere kosten. Het werkplezier neemt toe: er blijft immers meer tijd over voor persoonlijke belletjes, procesoptimalisatie en trainingen. Robots zijn daarnaast de ideale werknemers: ze zijn nooit ziek, maken geen schoonheidsfoutjes en werken ook nog eens 24-7 door.

Lees meer over robotisering in het debiteurenproces of vraag een gratis adviesgesprek aan bij MaxCredible. Met onze slimme software kun je het hele debiteurenproces robotiseren.